Объем выплачиваемых расходов, связанных с командировками, регламентируются коллективным договором, либо другим локальным нормативным документом. Это означает, что если организация не бюджетная, то предприятие самовольно может выбрать размер выплачиваемых сотрудникам расходов.
Оформление командировки
Для учета командировочных расходов важно безошибочно оформить документы. Оформление командировки происходит двумя документами - приказ и командировочное удостоверение, которые имеют одинаковый смысл. Указанные документы подтверждают производственный характер командировки, и позволяют установить ее длительность.
Министерство финансов России допускает применения одного из документов, и предпочтение отдается на командировочное удостоверение. То есть предприятие имеет право выбора на свое усмотрение, каким документом оформлять командировку, либо использовать оба акта или только командировочное удостоверение.
При направлении работника в заграничную командировку достаточно издать приказ, с указанием цели и длительности командировки. Документальным подтверждением расходов будет копия страниц загранпаспорта, на которых размещены пометки о датах пересечения границ соответствующих государств.
Дополнительными документами, подтверждающими нахождение сотрудника в заграничной командировке, могут послужить приказ о командировании работника, билеты, счета за проживание в гостинице либо посадочные талоны.
Возмещаемые командировочные расходы
Законодательство предоставляет перечень расходов, возмещаемых работодателем:
- расходы по проезду ( не считая такси);
- расходы по проживанию;
- дополнительные расходы;
- иные расходы, оговоренные с работодателем.
Законодательство дает прерогативу работодателю в перечне возмещаемых расходов. Кроме обязательных, работодатель может возместить и иные расходы, заранее оговоренные с сотрудником, на свое усмотрение. Главное – точное разрешение работодателя на дополнительные расходы и одобрение их по возвращению с командировки.
Возмещение дополнительных расходов
Законодательство также дополняет перечень расходов:
- выездных документов в заграничную командировку, таких как выдача визы, паспорта, приглашений и иных подобных документов
- консульские, аэродромные сборы, сборы на право въезда, транзита автомобильного и другого транспорта, за пользование морскими путями, иными аналогичными сооружениями и иные платежи и сборы
Все расходы работника, вернувшегося с командировки, должны подтверждаться соответствующими документами. В случае, если работник, не может предоставить нужные документы, то предприятие может оплатить ему понесенные расходы при наличии его заявления, но эти расходы не будут учтены для налогообложения прибыли.
Если работодатель нарушает закон, вынуждает посещать командировки за свой счет, не оплачивает «обязательные» расходы, вы можете обратиться за защитой своих прав в государственную трудовую инспекцию.
