Немного о трудовых книжках
Основной документ, регламентирующий порядок ведения трудовых книжек и записей в них - «Инструкция по заполнению трудовых книжек», которая была принята Постановлением Минтруда № 69 от 10.10.2003 г. Именно в нем можно найти рекомендации о том, как правильно заполнять трудовую книжку.
Во-вторых, трудовые книжки, принятые с 2003 года, они меньшего размера и имеют серый цвет обложки. Впервые поступающим на работу должны заводиться только такие трудовые. Такого же размера и вкладыш в трудовую книжку, который вшивается, если закончилось место для записей сведений о работе.
Вопрос о том, как правильно заполнять трудовую книжку, возникает не только у начинающих кадровиков, он также волнует и опытных работников, так как время от времени правила ее ведения изменяются.
Как правильно заполнять трудовую книжку
Записи в трудовую книжку должны вноситься синим или черным цветом, шариковой или гелевой ручкой, при этом предпочтительнее шариковая ручка, ее чернила меньше растекаются при случайном намокании. Все записи должны быть разборчивыми и аккуратными, даты и номера приказов должны легко читаться.
Никакие зачеркивания не допускаются. Если произошла ошибка и запись неверна, под следующим номером пишут: «Запись №_ недействительна». Затем, уже без номера, добавляется правильная запись.
Если необходимо завести новую трудовую книжку, на первой странице вписывают актуальные на данный момент сведения. Не нужно перечислять все виды образования, достаточно указать вид образования, полученного последним. Также при смене фамилии указывается только одна фамилия, это касается и вкладышей в трудовую книжку. На первой странице ставится печать организации.
Печатью заверяется только запись об увольнении.
Запись о приеме на работу
Записи в трудовой книжке нумеруются. Прежде чем начать вносить запись, убедитесь, что не пропустили страницу, не оставили несколько пустых строк на предыдущей странице – оставлять строки незаполненными нельзя. Между записями разных работодателей достаточно оставить одну строку.
Сначала вписывается наименование организации, в которую принимается работник. Никаких сокращений здесь быть не может, название вписывается полностью, в скобках указывается сокращенное название компании, если таковое используется. Например: «Общество с ограниченной ответственностью «РосМеталлЗакупка» (ООО «РМЗ»).
В записи о приеме необходимо указать должность, на которую принят сотрудник, отдел указать можно, но это не является обязательным требованием.
Запись об увольнении
Прежде чем внести запись об увольнении сотрудника, следует убедиться, что за время работы у него не было кадровых перемещений, не вписанных по какой-либо причине. Если таковые есть, нужно их вписать. Не вписываются в трудовую книжку изменения окладов, перемещения без изменения должности и трудовых функций.
Запись об увольнении, как и запись о приеме, вписывается со ссылкой на приказ и его дату. Заверяет запись об увольнении работник отдела кадров или персонала, или лицо, на которое приказом возложена обязанность по учету и ведению трудовых книжек. Также имеет право заверить трудовую книжку генеральный директор организации или главный бухгалтер.
