Термин «недостача» в общем смысле, означает отсутствие или нехватку чего-либо. Применив данный термин к кассе организации, получаем недостачу денежных средств. Как правило, она обнаруживается в ходе бухгалтерской проверки, называемой инвентаризацией.
Сроки ее проведения, комиссия и материально ответственные лица устанавливаются на каждом предприятии индивидуально путем издания руководителем соответствующего приказа и ознакомления с ним всех заинтересованных сотрудников под роспись.
Требования, предъявляемые к кассиру
Следует знать, что на должность кассира не могут привлекаться лица в случаях:
- наличия уголовной ответственности ранее или в настоящее время;
- предоставления справки, подтверждающей факт серьезного хронического нарушения психики человека;
- установления за ними поступков, связанных с нарушением общественного порядка;
- медицинских заключений об установлении у гражданина заболеваний или склонности к алкоголизму и наркомании.
К помещению кассы также выставляются достаточно серьезные требования: оно должно иметь металлические двери и несгораемый сейф.
Последовательность действий при проверке денежных средств в кассе
В соответствии с правилами ведения кассовых операций в организации, утвержденных решением Совета Директоров Центрального российского Банка, бухгалтер обязан ежедневно пересчитывать денежные средства в кассе организации, которые хранятся в сейфе. Для проверки наличности необходимо выполнить ряд последовательных действий.
В конце рабочего дня бухгалтер – кассир или другой сотрудник, в обязанности которого входит ведение кассы обязан сверить остаток в кассовой книге с наличием денежных средств в кассе.
В случае, если среди кассовых документов есть не подписанные суммы, то они подлежат возмещению кассиром, так как он является материально ответственным лицом, с которым заключен соответствующий договор.
Далее, если в кассе организации при пересчете найдены излишки или недостача, следует составить документ установленной формы под названием акт о результатах инвентаризации денежных средств (№ ИНВ-15). Затем составляется ведомость результатов бухгалтерской проверки (№ ИНВ -26).
В итоге всех произведенных действий происходит выявление результата инвентаризации с указанием ответственных лиц, которые будут нести ответственность. В случае обнаружения недостачи бухгалтер сделает проводку со счетом 94 «Недостача материальных ценностей» корреспондирующего счета 50 «Касса организации».
Далее кассир возмещает сумму недостачи либо удержанием из его заработной платы, либо наличностью. Если данный инцидент произошел по вине инкассаторов, то денежные средства подлежат возврату на расчетный счет организации.
В случае, когда в организации при проведении инвентаризации обнаружили недостачу денежных средств, следует обратиться за консультацией к специалистам. В качестве профессионалов данного профиля могут выступать квалифицированные юристы, опытные бухгалтера с опытом работы и аудиторы. Они помогут легко и без особых проблем произвести документальное оформление данного процесса.
