В случае приема товара от сторонних организаций или поставщиков, когда материально ответственным лицом (кладовщиком, товароведом, приемщиком) обнаруживается несоответствие количества единиц товара, указанного в сопроводительных документах, их фактическому числу. В следствие составляется имеющий специально утвержденную форму акт недостачи товара при приемке.
Акт недостачи товара при приемке – особенности оформления
- Название и юридический адрес организации, где выявлена недостача при приемке товара. Следует так же указать дату, номер накладной, в соответствии с которой проводится прием товара.
- Определение места выявления количественного несоответствия.
- Реквизиты организации.
- Состав членов комиссии, подтверждающей факт недостачи (не менее трех человек).
Имея стандартную форму, данный документ удобен и прост в заполнении, вместе с тем содержит всю необходимую информацию для урегулирования спорных вопросов между продавцом и покупателем.
Помимо общих сведений, акт недостачи товар при приемке содержит подлежащую обязательному заполнению таблицу, с подробным описанием характеристик товара:
- номенклатурный номер;
- артикул;
- единица измерения;
- стоимость с учетом НДС;
- количество (документальное и фактическое) с указанием разницы как числовом, так и денежном исчислении.
Кроме того, в акте указывается общая сумма причиненного материального ущерба, вследствие недостачи, а так же сумма с учетом налога на добавленную стоимость.
Согласно постановлению Государственного Комитета стандартизации РФ №71а акт недостачи материальных ценностей, обнаруженных в процессе приемки товара, материально ответственным лицом оформляется в двух экземплярах, один из которых остается у организации – приемщика, второй – передается поставщику через его представителя.
Закон предполагает обязательное присутствие при его составлении и подписании представителей обеих сторон – участников сделки.
Недостача при приемке товара, документально подтвержденная соответствующим актом, является основанием для составления на имя руководства предприятия – поставщика письма – претензии о факте выявленной недостачи, а так же способах и сроках ее возмещения.
Недостача при приемке товара – юридические нюансы
В рамках действующего законодательства акт о недостаче товара, обнаруженной заказчиком в момент его получения либо отгрузки, считается недействительным и не имеет правовой силы в следующих случаях:
- если документ не имеет подписей всех членов комиссии или их число менее трех человек;
- акт не заверен печатью организации - получателя;
- акт составлен в произвольной, не утвержденной образцом, форме;
- содержит исправления, либо незаполненные графы;
- отражает заведомо ложную, не соответствующую действительности, информацию о количестве товара согласно сопроводительным накладным.
Закон обязывает предприятия и организации проводить обязательную проверку количества и качества получаемой продукции и товаров – это первостепенное условие успешного функционирования коммерческих взаимоотношений между сторонами – участниками торговых сделок (статья 911 ГК России).
