В соответствии с коллективным или трудовым договором организация может предоставить иногороднему сотруднику жилье. Вне зависимости от того, будет это комната в общежитии или небольшая квартира, требуется оформить договор найма.
Аренда квартиры для сотрудника: тонкости оформления
Договор может быть оформлен и без фамилий вселившихся работника, будет достаточно записи о том, что жилое помещение предназначается для сотрудников нанимателя.
Кроме того, в договоре должен содержаться пункт о том, будет ли организация взымать налог из суммы платы за аренду как налоговый агент. Если данный пункт в договоре не указывается, подача декларации о доходах будет подаваться собственником жилья самостоятельно.
Самообслуживание
Есть другой вариант порядок оформления, когда сотрудник самостоятельно нанимает жилье для проживания, копию договора предоставляет в организацию. Аренда квартиры для сотрудника в данном случае будет оплачиваться самим работником. По окончании месяца сотрудник обязан принести расписку об оплате арендованного жилья для получения компенсации. При этом акты о том, что услуги аренды были предоставлены, подавать не следует.
Поднайм
Практика показывает возможность оформления арендованного жилья по договору поднайма. Подписание такого договора подразумевает ст. 685 ГК РФ. В таком случае фирма заключает договор найма непосредственно с собственником жилья, оговаривая условия возможного поднайма.
Параллельно с сотрудниками организации заключается договор о поднайме жилого помещения. Нанимателем в данном случае выступит работодатель, в качестве поднанимателей сотрудники организации. При этом поднаниматель прав пользования квартирой не приобретает. Срок договора найма и срок договора поднайма должен быть одинаков.
Налоговые обременения
Аренда квартиры для сотрудника может быть причислена к составу расходов на оплату труда, если аренда жилого помещения за счет работодателя отражена в трудовом договоре (ст. 255 НК РФ).
Налоговая инспекция может проследить за тем, чтобы сумма за аренду не превышала 1/5 от зарплаты сотрудника. Также здесь имеется ряд тонкостей:
- Если аренду квартиры сотрудник оплачивает самостоятельно, а по окончании месяца обращается в бухгалтерию за компенсацией, положенные выплаты не могут быть отражены как расходы.
- Если пункт о найме квартиры для сотрудника работодателем в трудовом договоре не отражен, то сумма арендной платы не может быть отнесена к расходам.
- Что касается НДФЛ, оплата на аренду квартиры считается доходом, который сотрудник получил в натуральной форме. Следовательно, данный налог удерживается со стоимости проживания.
