Руководителя лишили премии, так как организацией не получены наши отчеты. Как оформить возражения на лишение премии?

Здравствуйте! В нашей организации юридическое лицо находится в другом городе, мы являемся филиалом, в руководстве у нас главный врач. Ежемесячно в нашем головном учреждении собирается комиссия по подведению итогов деятельности за месяц. К этому дню, например, к 20 числу каждого месяца, наш филиал должен предоставить отчет установленной формы + статьи для информирования населения. Все это мы отправляем по электронной почте. От нашего отчета и вовремя предоставленной информации зависит премия руководителя. Так и в марте нашим филиалом были отправлены все отчеты вовремя, о чем имеется подтверждение письма по электронной почте. Однако после рассмотрения данной комиссией наших отчетов они ссылаются на то, что не получали статью (но распечатка имеется об их получении). В итоге руководителя лишают 20% премии. Подскажите, как нам написать и правильно оформить возражение на лишение премии.