Соблюдая Налоговый Кодекс РФ, а так же руководствуясь нормативно-правовыми документами и распорядительными рекомендациями Трудового Кодекса России, абсолютно любое предприятие, вне зависимости от способа ведения деятельности, формы собственности и количества штатных единиц, обязано осуществлять контроль и учет расходов, связанных с командировками его сотрудников (статья №94 ТК).
Расчет командировочных расходов – нормы и специфика начислений
В документе четко прописаны утвержденные, и ныне действующие расчетные нормы, денежные суммы, предусмотренные к выплате работнику в случае его поездки по служебным делам и возникшими в связи с этим, расходами:
- начислению подлежит сумма в размере 700 рублей за каждый день командировки (суточные) – цифра фиксирована и не может быть изменена (статья 212 ТК);
- расходы, связанные с прибытием в место назначения и убытием (транспортные расходы): оплачиваются согласно предоставленным откомандированным сотрудником проездным документам (билетам, квитанциям, талонам), дата, указанная в билетах должна соответствовать дням, прописанным в командировочном удостоверении;
- расчет командировочных расходов, связанных с проживанием (при наличии подтверждающих данный факт бумаг, с указанием посуточной стоимости жилья, гостиницы).
Бухгалтерский учет командировочных расходов – правила и нормы
В рамках статьи 95 Трудового Кодекса денежные средства, выданные работнику в качестве аванса перед предстоящей поездкой, обязаны найти отражение в бухгалтерской документации, в первую очередь, в форме нормативно-правовых бумаг и документов, утвержденных законодательно.
Расчет командировочных расходов производится на основании отчета, предоставленного в финансовую службу предприятия подотчетным работником, прибывшим из служебной поездки.
Бухгалтерский учет командировочных расходов и окончательный взаиморасчет между работником и организацией осуществляется после обработки отчетной документации на предмет соответствия законодательно принятым и утвержденным расходным нормам.
Налоговый учет затрат, связанных с командировкой, а так же российская юридическая и законодательная база предполагают обязательное соблюдение правил отражения и включения в налогооблагаемые статьи следующих расходов:
- прямые расходные командировочные статьи;
- косвенные затраты, тем не менее напрямую связанные с командировкой, подлежащие налогообложению и уплате с них начислений в фонды социального страхования работников;
- уплата налога на прибыль со всей отчетной денежной суммы, затраченной подотчетным командированным лицом;
- расчет НДС по всем расходным статьям служебной поездки.
Главная задача материально ответственного работника (в данном случае, бухгалтера), максимально точно определить и сформировать общую величину денежных затрат на командировку.
Нарушение налоговых и бухгалтерских норм и правил расчета, учета и начисления налоговых сумм, является серьезным административным нарушением. Факт нарушения, зафиксированный по результатам аудиторской проверки, либо налоговой службой, влечет за собой материальную и административную ответственность лиц, причастных к данному нарушению (Статья 5 Налогового Кодекса РФ).
