Юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны хранить, в течение определенного срока, свои бухгалтерские и налоговые документы. Виды документов, сроки и правила хранения устанавливаются законодательными актами РФ.
Нормативные документы
Сроки хранения
Сроки хранения устанавливаются законодательно и различаются в зависимости от вида документации. Бухгалтерские документы, которые влияют на исчисление и уплату налога (документы подтверждающие расходы, выплаты социального характера) должны храниться в течение четырех лет. Регистры бухгалтерского учета, первичные документы и отчетность необходимо хранить согласно срокам, установленным в правилах организации архива, но не менее 5 лет.
Хранение документов бухгалтерского учета
Хранение отчетности, регистров и других документов бухгалтерского учета происходит в архиве. Допускается хранение электронных первичных документов в электронном виде. Вместе с ними рекомендуется сохранять сертификаты ключей подписи и документы, подтверждающие их статус. Ответственным лицом назначается руководитель организации.
Есть два варианта хранения документов:
- Создание собственного архива;
- Воспользоваться услугами архивных организаций.
В первом случае необходимо выделить и подготовить помещение для архива. Оно должно быть защищено от возможного проникновения посторонних лиц металлической дверью и решетками на окнах. В архиве обязательно должны быть полки и стеллажи для хранения документов. Имеющиеся окна должны быть зашторены или закрыты, во избежание порчи документов от попадания солнечного света. Сами документы располагаются по порядку согласно предварительно разработанной номенклатуры. Они должны быть разбиты по папкам и делам, прошиты и пронумерованы.
Второй вариант заключается в хранение документов бухгалтерского учета за пределами организации. Этот способ набирает популярность, особенно среди небольших компаний. Он заключает в себе ряд преимуществ:
- Не требует дополнительных помещений;
- Исключает затраты на оборудование помещения и содержание архива;
- Возможность создания электронного архива;
- Обеспечивает сохранность информации, в том числе и от постороннего вмешательства.
Ответственность за нарушения законодательства
Помимо руководителя ответственность за сохранность документов ложится и на главного бухгалтера предприятия. Нарушение сроков и порядка хранения документов подразумевает наложение административной ответственности в виде штрафа на должностное лицо в размере 2-3 тыс. руб. За нарушение архивных требований штраф может составить 300-500 руб.
Утеря или порча учетных первичных документов, влияющих на исчисление и уплату налогов, считается грубым нарушением, штраф в этом случае может составлять от 5000 до15000 руб.
После завершения срока хранения документы подлежат уничтожению. Проходит экспертиза ценности, на основании которой составляет акт на уничтожение. При уничтожении документов можно воспользоваться услугами специализированных компаний или провести процедуру самостоятельно. Документы сжигают или используют уничтожитель для бумаг.
