Сегодня невозможно представить себе компанию, которая не пользовалась бы программным обеспечением, будь то для бухгалтерского или кадрового учета, либо для автоматизации управленческих, производственных или торговых процессов.
Заключение соглашения и документальное оформление
Согласно общему правилу лицензионный договор оформляется в письменной форме.
Фактическая выдача программного обеспечения происходит на основании лицензионного договора, заключенного по форме, которую рекомендовали производитель и владелец исключительных прав на программы, и акта приема-передачи.
Определение права
Для того чтобы правильно выполнить бухгалтерский учет программного обеспечения, необходимо определить, является ли это обеспечение нематериальными активами.
Ответ полностью зависит от того, какие права на программу получает покупатель в случае ее приобретения. Права бывают исключительными и неисключительными.
Исключительные права возникают тогда, когда организация делает заказ, а по мере готовности приобретает, у специализированных компаний, создающих программное обеспечение, разработку некой программы. Вместе с этой программой она получает и исключительное право на использование, и дальнейшее ее распространение.
Неисключительные права возникают у субъекта, который, используя приемопередаточный акт программного продукта, а также лицензионный договор с указанием полной или частичной передачи неисключительных прав, приобретает программное обеспечение.
Порядок отражения нематериальных активов в бухучете определяется Положением по бухучету “Учет нематериальных активов” ПБУ 14/2007.
Бухгалтерское отражение обеспечения с исключительным правом
Программное обеспечение можно отнести в состав к нематериальным активам только в том случае, когда, во-первых, покупатель обладает исключительным правом пользования данным продуктом, и, во-вторых, если он выполняет ряд условий, отраженных в положении ПБУ 14/2007.
Если стоимость приобретенного обеспечения составляет менее двадцати тысячи рублей, тогда и затраты по его приобретению списываются единовременно.
Если же программа оценена в сумму больше чем двадцать тысяч рублей, то она отражается в составе НМА, причем с ежемесячным начислением амортизации.
Передача прав на использование программного продукта не влечет за собой последствий в виде налога на добавленную стоимость.
Бухгалтерское отражение обеспечения с неисключительным правом
Программное обеспечение не относится к нематериальным активам, так как покупателем приобретены на него неисключительные права и нормы положения (ПБУ 14/2007) не выполнимы.
В такой ситуации бухгалтерский учет программного обеспечения предусматривает два варианта платежей: разовый и периодический. Каким из них стоит воспользоваться – является прерогативой, закрепленной в каждом конкретном лицензионном договоре.
Так в соответствии с нормативными документами платежи (расходы), связанные с покупкой программного обеспечения, осуществляемые в виде разового и фиксированного платежа, учитываются как расходы будущих периодов. В дальнейшем, принимая во внимание действующий срок договора, эти расходы списываются в текущие затраты. Периодические платежи, начисление и уплата которых происходит в порядке и сроки, прописанные в договоре, включаются в расходы отчетного периода.
Кроме того, само программное обеспечение отражается на забалансовом счете по стоимости, сложившейся из установленной цены комплекта программного продукта, зафиксированного в договоре.
