Перевод с базового оклада на штатный

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как быть. После университета устроилась на работу на должность специалиста. До этого работала только на период производственной практики. В нашей организации, как оказалось, есть базовый и штатный оклады. Меня устроили на базовый. Как оказалось в нашем подразделении у всех специалистов, даже без опыта работы, штатный оклад. По не знанию более полугода так и работала. Теперь мне говорят, что для перевода на штатный оклад необходимо предоставить в отдел кадров служебную записку за подписью заместителя генерального директора по направлению, отчет о прохождении испытательного срока и резюме. Все специалисты нашего управления изначально были устроены на штатный оклад без послежующего предоставления данных документов. Как быть в такой ситуации?