Любой гражданин 14 лет может изменить свою фамилию, самой популярной причиной смены фамилии является заключение брака. Позаботится о выдаче нового паспорта, военного билета, о внесении изменений в документы об образовании должен сам гражданин. Но изменения в документы кадрового учета и бухгалтерской отчетности вносит работодатель.
Изменения в документах
- устаревшие сведения следует зачеркнуть одной чертой, при этом должна сохраниться возможность прочитать зачёркнуто;
- рядом, сверху или сбоку, вносятся актуальные данные;
- приводятся реквизиты документа, на основании которого проведены изменения, к ним относятся номер, дата выдачи, наименование органа, выдавшего данный документ;
- ставится подпись с указанием фамилии, инициалов, должности лица, сделавшего запись об изменениях;
- указывается дата записи.
Изменение записи в трудовой книжке
Запись в трудовой книжке исправляет сотрудник кадровой службы предприятия. Реквизиты обосновывающих изменения документов указываются на внутренней стороне обложки. Прежняя запись зачеркивается, новая пишется рядом, заверяется подписью кадровика и печатью. Также следует отразить произошедшие изменения и в остальных документах, в частности:
- лицевой счет;
- график отпусков;
- налоговая карточка;
- табель рабочего времени и другие.
Предоставление информации об изменениях в налоговую инспекцию
Если произошла смена паспортных данных директора организации, то в обязательном порядке следует внести изменения в Единый государственный реестр юридических лиц. Для этого необходимо в течение трех дней обратится в налоговую инспекцию. При нарушении установленного срока возникают риски привлечения к административной ответственности, в том числе и риски наложения штрафа до 5 тысяч рублей.
Обратиться в налоговую можно следующими способами:
- путем личного посещения;
- передать документы через представителя;
- послать отправление по почте с уведомлением.
Извещение Пенсионного фонда
После смены персональных данных гражданина, в течение 14 дней необходимо обратиться в отделение Пенсионного фонда. Сотрудник фонда отражает произошедшие изменения и выдает новое свидетельство с измененными данными, но с тем же номером счета.
Во всех случаях, для исключения ошибок, рекомендуется воспользоваться услугами специалистов, которые помогут составить заявления по соответствующим утвержденным формам для последующего предоставления в государственные органы.
Направление сведений в банк
В соответствии с Инструкцией Банка России, после изменения личных данных руководителей организации, которые имеют право подписывать финансовые документы, следует заменить банковскую карточку.
Для этого организация направляет в банк новую карточку и необходимые подтверждающие документы (например, паспорт с новой фамилией). Подлинность новой подписи должна быть определенным образом заверена: или нотариально, или у уполномоченного сотрудника банка. Срок направления сведений обычно указывается в договоре с банком.
Предупреждение партнеров по бизнесу
Часто договоры одним из пунктов предусматривают незамедлительное извещение партнера при изменении реквизитов одной из сторон. Смена паспортных данных директора фирмы как раз является одним из таких случаев, поэтому рекомендуется сообщить всем деловым партнерам о произошедших изменениях. Для этого необходимо направить в их адрес письмо-извещение на фирменном бланке организации, подписанное директором. В случае нарушения данного условия могут предусматриваться различные штрафные санкции.
